Custo de um funcionário: entenda como calcular

Carreira Profissional14 de dezembro de 2024046 visualizações

Calcular o custo de um funcionário é fundamental para garantir um planejamento financeiro eficiente nas empresas. Esse cálculo vai além do salário base, incluindo encargos trabalhistas, benefícios e infraestrutura, representando, muitas vezes, custos significativamente maiores.

Com uma análise detalhada, é possível entender os elementos que compõem esse custo e identificar formas de otimizar despesas sem comprometer a qualidade e o bem-estar das equipes. A seguir, veja como calcular de forma prática os custos e tome decisões mais estratégicas.

O que você vai ler neste artigo:

O que está incluído no custo de um funcionário?

O custo total de um funcionário não se limita ao pagamento em folha. Vários fatores são considerados, desde salário base, encargos trabalhistas, até despesas adicionais como benefícios opcionais e estrutura para o trabalho. Confira os itens que compõem esse conjunto de custos:

Salário base

O salário base, acordado no contrato, é o ponto de partida do cálculo. Além dele, podem ser considerados valores como:

Horas extras;
Comissões;
Adicional noturno.

Esses incrementos precisam ser adicionados para chegar ao valor final.

Encargos sociais e trabalhistas

Encargos obrigatórios no Brasil aumentam significativamente o custo. Entre eles:

INSS Patronal: até 20% do salário bruto;
FGTS: equivalente a 8% do salário bruto;
Férias com acréscimo de 1/3;
13º salário em parcelas anuais.

Esses valores são aplicáveis a todos os funcionários contratados pela CLT.

Benefícios obrigatórios

Entre os benefícios que devem ser provisionados estão:

Vale-transporte: valor do transporte calculado com base em 22 dias úteis.
Vale-alimentação/refeição: custo variável conforme acordos coletivos.

Benefícios adicionais

Algumas empresas oferecem vantagens opcionais para atrair e reter talentos, como:

Plano de saúde: custos médios de R$ 300 a R$ 800 por pessoa.
Auxílio educação: subsídio para desenvolvimento profissional.

Esses benefícios são um diferencial competitivo, mas agregam custos significativos.

Exemplos de cálculo prático

Os exemplos a seguir mostram como organizar os custos de acordo com diferentes regimes tributários.

Simples Nacional

Nesta modalidade, encargos são simplificados. Para um funcionário com salário de R$ 2.500:

FGTS (8%): R$ 200/mês.
Férias com adicional: R$ 833,33/ano.
13º salário completo: R$ 2.500/ano.
Benefícios obrigatórios: R$ 400/mês.
Infraestrutura (aluguel, contas e software): R$ 200/mês.

Custo total mensal aproximado: R$ 3.825.

Lucro presumido ou real

Empresas nesses regimes pagam encargos adicionais, como:

INSS patronal (20%): R$ 500/mês.
Provisão para rescisão (4%): R$ 100/mês.
3% de acidente de trabalho: R$ 75/mês.

Custo total mensal aproximado: R$ 4.843,25.

Esses exemplos variam com base em benefícios escolhidos e cargos desempenhados pelos funcionários.

Estratégias para otimizar custos

Existem maneiras eficazes de reduzir custos sem prejudicar o ambiente de trabalho. Confira:

Revisão de benefícios

Priorize os benefícios essenciais e ajuste valores. Negociar com fornecedores de saúde ou adotar benefícios flexíveis podem ser opções para reduzir gastos.

Retenção de talentos

Investir em um ambiente de trabalho satisfatório reduz o turnover, um custo alto devido às frequentes contratações e treinamentos.

Automação de gestão de pessoal

Processos automatizados, como a digitalização da folha de pagamento e admissão, economizam tempo e recursos. Muitas empresas já utilizam softwares que tornam esses processos mais ágeis e menos onerosos.

Por que calcular o custo de um funcionário é importante?

Calcular esses custos permite:

Controle orçamentário: melhora o planejamento financeiro, antecipando despesas.
Decisões estratégicas: facilita escolhas entre contratações e promoções.
Identificação de oportunidades de economia: detecta áreas em que é possível reduzir gastos sem afetar o desempenho.

Manter um controle completo dos custos assegura a saúde financeira da empresa e contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente e equilibrado.